O parte importantă din sarcini poate fi realizată prin garantarea de costuri cât mai avantajoase de administrare, funcționare în parametrii optimi și preocuparea pentru sporirea confortul. Implicarea în eficientizarea investiției contribuie implicit și la păstrarea valorii proprietății peste timp.

Cum puteți obține avantaje competiționale? Ce este de făcut pentru a dezvolta parteneriate pe termen lung cu chiriașii? Cum puteți să vă mențineți locatarii mulțumiți de condiții, mentenanță și costuri? Câteva răspunsuri la aceste întrebări le puteți afla în rândurile de mai jos.

Iată 15 sfaturi pentru administrarea eficientă a unei proprietăți:

1. Oferiți informații corecte despre împrejurimi și avantajele locației

În funcție de buget și de posibilități, companiile sunt în căutare de locații care să corespundă necesităților de moment. Fie că este vorba despre o proprietate centrală sau de una periferică, de una de dimensiuni mici sau de una extinsă, există chiriași pentru fiecare dintre variante.  

De aceea oferiți mereu informații corecte, realiste și sincere despre proprietatea pe care o oferiți spre închiriere. Cu siguranță și voi ca proprietari sau administratori și potențialii chiriași vă doriți stabilitate pe termen lung, contracte durabile și cât mai puțină risipă de timp și bani pentru  promovare.

2. Lucrați cu agenți imobiliari profesioniști, cu experiență în închirierea tipului de spațiu oferit

Acțiunile unui agent imobiliar cu experiență pot juca un rol esențial în închirierea unei proprietăți. Acesta poate cunoaște piața mai în profunzime, știe care sunt canalele cele mai potrivite pentru a promova mai bine proprietatea și dispune de abilitatea de o prezinta persoanelor celor mai potrivite. Dacă faceți o selecție bună, tranzacția se poate realiza mult mai rapid decât ați sperat.

3. Aveți mereu grijă să mențineți proprietatea îngrijită și în cele mai bune condiții de funcționare

Clienții actuali sunt din ce în ce mai exigenți și își doresc confort sporit de la proprietățile pe care le închiriază. De aceea este foarte important ca proprietatea oferită să se prezinte cât mai bine, să fie fie curată, îngrijită, cu toate serviciile de mentenanță la zi. 

Acest aspect nu trebuie pierdut din vedere nici atunci când aveți deja chiriași. Cu certitudine aceștia vor aprecia dacă vor vedea în permanență o clădire cu administratori cu grijă față de locație și locatarii ei.

4. Alegeți personal potrivit și cu experiență în administrare, întreținere și mentenanță proprietăți

Păstrarea unei clădiri în cele mai bune condiții de exploatare și în cei mai buni parametri de funcționare necesită apelarea la personal cu experiență în prestarea serviciilor de property management. Dacă nu aveți suficientă pricepere sau nu aveți timpul necesar pentru administrarea proprietății voastre, apelați la o firmă cu experiență, care să poată garanta calitatea serviciilor de care chiriașii voștri au nevoie.

5. Mențineți o comunicare cât mai bună cu locatarii proprietăților închiriate

Menținerea unui comunicări cât mai bune cu chiriașii contribuie foarte mult la durabilitatea relațiilor personale și la intervenția rapidă pentru soluționarea oricărei probleme sau nemulțumiri. Pentru a dezvolta parteneriate pe termen lung și un grad ridicat de satisfacere a solicitărilor trebuie să fiți mereu pregătiți să faceți față oricărei provocări și să găsiți cea mai bună metodă de a comunica.

6. Oferiți chiriașilor și locatarilor toate informațiile de care au nevoie pentru a folosi instalațiile aflate în exploatare

Pentru a evita defectarea sau exploatarea necorespunzătoarea a instalațiilor aflate în dotare, este nevoie ca la instalare sau la efectuarea de reamenajări să transmiteți corect locatarilor instrucțiunile de utilizare a acestora. Este indicat chiar să lasați documente scrise privid pașii ce trebuie urmați pentru a regla, seta , închide sau deschide centrale, aparate de aer condiționat, internet, electronice etc.

7. Oferiți prețuri corecte și realiste pentru proprietate și administrarea ei

Chiar dacă uneori prețul cel mai mic este uneori unul dintre cele mai importante aspecte, el nu garantează stabilitatea și mulțumirea clienților. Important este să oferiți un preț corect, care să vă permită să oferiți servicii de calitate și o administrare cât mai bună a proprietății.

Dacă încercați să atrageți chiriașii cu prețuri inițiale de închiriere foarte mici, pe care să le creșteți ulterior sau să vă completați veniturile cu costuri de administrare mai mari, s-ar putea să aveți surprize.

La fel de greșit este să cereți prețuri foarte mari, fără a oferi și servicii pe potrivă. Pe lângă faptul că proprietatea se va închiria mai greu, există și riscul să schimbați mult mai des chiriașii, care vor fi nevoiți să aleagă alte proprietăți, cu costuri mai eficiente.

8. Mențineți o relație foarte bună cu echipa care se ocupă de administrarea și mentenanța clădirii

Selectarea și menținerea unei relații cât mai bune cu toți membri echipei care se ocupă de îngrijirea și administrarea unei clădiri este esențială pentru menținerea unui grad ridicat de satisfacție a locatarilor. Dacă o persoană nu își îndeplinește corespunzător obligațiile, pot avea de suferit toți ceilalți membrii ai echipei. Alegerea și păstrarea unei atmosfere pozitive, în care fiecare știe ce are de făcut și face cât mai bine sarcinile ce îi revin, sunt cruciale pentru bunul mers al administrării proprietății.

9. Realizați un plan de întreținere și mentenanță a clădirii cât mai detaliat

Pentru a fi siguri că sunt îndeplinite cât mai bine toate task-urile ce revin în administrarea unei clădiri, aveți nevoie de un plan foarte bine pus la punct, în fiecare detaliu. Și trebuie ținută o evidență centralizată, foarte clară a persoanelor și felului în care trebuie să fie îndeplinite toate sarcinile. Toate aspectele implicate contează și este bine să fie realizate ca la carte.

La fel de important este să verificați la zi valabilitatea tuturor contractelor cu furnizorii și prestatorii de servicii și să aveți grijă ca toate obligatiile financiare să fie achitate conform termenelor anagajate.

10. Pentru a vă bucura de un grad de ocupare maxim asigurați un plan de organizare și de marketing cât mai bun

Provocările economice și fluctuațiile de prețuri vă pot pune adesea în situația de a rămâne fără o parte din chiriași. În acest sens, pentru a vă asigura un grad de ocupare cât mai bun, este bine să aveți mereu o relație deschisă cu toți chiriașii, să le oferiți servicii cât mai bune și mai prompte, să aveți soluții și rezerve pentru orice situație, chiar și atunci când pleacă un chiriaș important.

Alegeți să lucrați cu firme de marketing și promovare care să vă ajute în a avea o imagine cât mai bună, care să vă aducă rapid clienți noi. Folosiți mijloace electronice pentru a comunica și îmbunătăți relația cu chiriașii.

11. Respectați cu mare strictețe procedurile și termenele pentru mentenanță echipamente și instalații 

Cu siguranță nu vă doriți să aveți o avarie la instalația de încălzire în momentul în care afară se anunță temperaturi cu minus. Sau să aveți aerul condiționat stricat atunci când afară este caniculă. De aceea acordați o atenție specială întreținerii, semnelor de avarie și termenelor de verificarea a tuturor instalațiilor esențiale pentru confortul locatarilor. O bună mentenanță previne defectarea și plata unor costurilor de reparare mult mai mari și neprevăzute.

12. Fiți mereu la curent cu cele mai noi tendințe în materie de eficiență energetică și amenajari

Ca orice spațiu, o clădire rezidențială sau de birouri are nevoie de îmbunătățiri și reamenajări periodice. Moda se schimbă, la fel și exigențele noastre. De aceea, pentru a răspunde cât mai bine nevoilor clienților, apelați periodic la reamenajări și cosmetizări în tranduri, care să dea spațiilor un aer modern și  actual. Cu certitudine veți fi apreciat și veți reuși să vă surprindeți plăcut partenerii.

Apelarea la soluții de a transforma o clădire într-una verde sau care folosește exclusiv energie din surse regenerabile sau care este implicată în reamenajarea spațiului exterior, va aduce un spor de imagine și de atractivitate pentru clienți.

La fel de utilă poate fi și implementarea de tehnologii actuale care să contribuie la o mai bună organizare a activităților de întreținere și mentenanță, la monitorizarea strictă a consumului și la eficientizarea costurilor. 

Participarea la programe de reciclare și valorificare a deșeurilor este un alt detaliu care să reflecte dorința de optimizare a activității și de implicare în proiecte sustenabile de protejare a mediului.

Concluzii

Dacă veți ține seama de toate aspectele menționate anterior veți avea mult mai multe șanse să fiți proprietarii sau administratorii unei locații deosebite, bine întreținute, ușor de închiriat și apreciate de către toți locatarii.

Administrarea eficientă și sustenabilă a proprietăților este un aspect care nu ar trebui să lipsească din strategia de promovare a nici unei construcții. Ea reprezintă noua tendință în materie de property management și cel mai mare plus pentru atractivitatea pe piața actuală a unei proprietăți.

Articolul 12 sfaturi pentru administrarea eficientă a unei proprietăți apare prima dată în Gomanagement.

Pandemia COVID-19 a schimbat cu siguranță viețile tuturor și o bună parte dintre modurile de interacțiune socială. Riscul nu a trecut și este posibil să asistăm la noi episoade de revenire și de apariție de noi focare.

În aceste condiții este responsabilitatea fiecăruia dintre noi, în funcție de sensibilități și de gradul de expunere, să luăm toate măsurile necesare și să respectăm pe cât posibil toate reglementările impuse de autorități. Și, de asemenea, este și de datoria administratorilor spațiilor în care se desfășoară activități să aplice urgent toate normele care se impun.

Care sunt provocările cu care se confruntă acum toți proprietarii și furnizorii de servicii de property management?

1. O primă consecință a pandemiei este aceea că vor crește costurile de întreținere și menținere a igienei în clădirile de birouri

Pentru a evita orice risc de contaminare, toate clădirile de birouri vor avea nevoie acum de mult mai multe consumabile pentru menținerea curățeniei. Pe lângă detergenții și soluțiile obișnuite necesare, acum vor trebui să fie achiziționate cantități mult mai mari de dezinfectanti și biocide. În plus și frecvența intervențiilor personalului care se ocupă de curățenie va trebui să fie mai mare, ceea ce va genera și costuri suplimentare cu personalul de întreținere.

2. Vor trebui făcute investiții în marcarea și reamenajarea tuturor spațiilor comune și de lucru

Pentru a păstra distanța recomandată și a evita cât mai mult contactul apropiat dintre persoanele care lucrează într-o clădire, spațiile vor trebuie reamenajate corespunzător.  Vor trebui trasate culoare cu flux unic, birourile vor trebui să fie așezate la distanțe mai mari sau să fie separate prin geamuri de plexiglas etc. Dispozitivele cu substanțe dezinfectante nu vor trebui să lipsească de la nicio intrare în clădire și din niciun birou.

3. Multe clădiri cu spații de birouri vor avea un grad de ocupare mai mic

Pentru că multe companii vor alege pentru siguranță, să-și lase anumiți angajați să lucreze de acasă, este foarte posibil să renunțe la spațiile de birouri mari. Cele mai vizate vor fi cele care găzduiesc un număr mare de oameni. La fel de posibil este și ca unele dintre firme să se reorienteze spre spații de birouri mai mici, unde să lucreze doar personalul strict necesar. Acest lucru va face ca în multe clădiri de birouri să rămână spații goale. Aceste aspecte vor modifica costurile de administrare pentru ceilalți locatari.

4. Se vor modifica costurile de achiziție sau închiriere a birourilor

Cu siguranță piața imobiliară a spațiilor de birouri va avea altă înfățișare după acest moment. Vor fi căutate alte tipuri de birouri și prețurile se vor negocia altfel. În tot acest proces, beneficiarii și puterea lor de cumpărare vor avea un cuvânt foarte greu de spus. Cert este că în următoarea perioadă interesul pentru construcția de clădiri de birouri va fi unul mai mic. Toate noile proiecte se vor supune unor altor norme de realizare și eficiență.

5. Va crește interesul pentru clădirile de birouri care oferă o eficiență de exploatare cât mai bună

Acest trend este unul anterior declanșării crizei provocate de pandemie. Interesul pentru gestionarea eficientă a bugetelor și reducerea amprentei de carbon era și este unul destul de mare. Astfel companiile interesate de protejarea mediului înconjurător și reducerea cheltuielilor vor fi mereu în căutarea de clădirile care oferă costuri în utilizare cât mai mici. Smart workplace experience, artificial intelligence (AI) și internet of things ( IoT) vor fi termenii cheie ai următoarei etape în construcția și alegerea unui birou.

În aceste condiții responsabilitatea furnizorilor de servicii de property management și facility management este foarte mare. Ei vor trebui să răspundă rapid. Va trebui să fie prompți a pune la punct cât mai repede toate măsurile necesare pentru o gestionare cât mai eficientă a spațiilor aflate în administrare.

Care sunt cele mai importante sfaturi legate de oferirea de servicii de property management performante?

Dată fiind situația actuală riscurile sunt încă ridicate. De aceea este foarte important ca cei care activează pe piața de servicii de administrare de proprietăți și birouri să aibă în vedere:

• să fie mereu la curent cu cele mai noi norme și reglementări privind întreținerea și igienizarea cladirilor;

• să contribuie prin vegherea la respectare legii și prin măsuri ferme, la evitarea oricărui risc de îmbolnăvire;

• să afișeze în locuri vizibile noile măsuri ce trebuie să fie aplicate și respectate de către toți locatarii imobilelor respective;

• să ia toate măsurile necesare de marcare și reamenajare a spațiilor, pentru a fi conforme normelor actuale;

• să evalueze bine toate riscurile existente în clădire și să găsească soluțiile cele mai potrivite;

• să adopte măsuri preventive și să realizeze toate activitățile repetitive necesare pentru a menține spații cât mai curate și cât mai igienice;

• să mențină la parametrii optimi de funcționare și igienă toate instalațiile de climatizare disponibile.

Concluzie

Pandemia de coronavirus a schimbat radical modul de interacțiune socială și la locul de muncă. De aceea este foarte important ca toți administratorii de proprietății să cunoască bine și să pună în aplicare toate noile prevederi. Este de datoria lor să identifice și să vină cu soluții pentru a asigura toate condițiile necesare. Măsurile trebuie să aibă în vedere toate aspectele implicate în privința respectării distanțării, menținerii igienei și asigurării unui spațiu de lucru cât mai sigur din punct de vedere al protejării sănătății.

Articolul Mai 2020 – 5 provocări în materie de servicii de property management apare prima dată în Gomanagement.

Repeziciunea cu care se răspândește acest virus și gradul de risc mare la care sunt expuse toate persoanele care utilizează un loc sau un spațiu de lucru intens tranzitat, impun o serie de măsuri extrem de stricte și drastice. Acestea trebuie respectate nu doar în ceea ce privește igiena personală, ci și în ceea ce privește întreținerea generală clădirilor.

Care sunt principalele măsuri ce trebuie luate pentru a împiedica răspândirea COVID-19 la locul de muncă?

Pe toți ne-a luat prin surprindere rapiditatea cu care să împrăștie acest virus și numărul mare de contaminați și victime produse în întrega lume. În țara noastră s-a decretat starea de urgență, fapt care a dus la schimbarea modului de viață a unei bune părți a populației României. Școlile au fost închise, instituțiilor ai căror angajați își pot desfășura activitatea la distanță le-a fost recomandat să recurgă pe cât de mult posibil la acest gen de continuitate. La scurt timp au fost închise și mall-urile și parcurile. S-a lăst acces liber doar la magazinele de strictă necesitate, precum cele alimentare și farmacii.

Dată fiind această stare de necesitate, măsurile ce țin de distanțarea socială și păstrarea unor reguli de igienă  sunt foarte stricte. Însă pentru a limita răspândirea bolii și a reduce la minimum riscul, este nevoie și de o serii de măsuri care țin de întreținerea locurilor publice și spațiilor de lucru.

Printre cele mai importante măsuri impuse de WHO sau OMS (Organizația Mondială a Sănătății) menționăm:

• respectarea tuturor normelor și recomandărilor venite din partea autorităților și organismelor abilitate și oficiale;

• trimiterea în concediu medical a persoanelor care prezintă semne de îmbolnăvire;

• păstrarea unei distanțe de minim 1,5 metri între persoane;

• purtarea de măști și mănuși de protecție;

• plasarea de dispozitive cu dezinfectant la intrarea în clădiri și asigurarea reumplerii lor regulate;

• plasarea în locuri vizibile de afișe privind normele ce trebuie respectate pentru a preveni contaminarea și răspândirea virusului;

• spălarea și dezinfectarea cât mai frecventă a mâinilor;

• dezinfectarea frecventă a tuturor spațiilor de acces și comune;

• dotarea clădirilor chiar cu aparate de testare a temperaturii corporale;

• dacă există persoane cu simptome chemarea urgentă a organelelor sanitare oficiale abilitate;

• reducerea pe cât posibil a activității, acolo unde este posibil lucrul de la distanță;

• dezinfectarea locului și împrejurimilor cu soluții, echipamente și echipe speciale.

Acestea sunt cu siguranță o serie de măsuri care limitează contaminarea și răspândirea acestui virus, extrem de periculos.

În cazul clădirilor și spațiilor de birouri putem adăuga următoarele măsuri:

• păstrarea curățenie și igienei la locul de muncă;

• dezinfectarea regulată a creanțelor, mânerelor, suprafețelor birourilor, tastaturilor, telefoanelor etc.;

• asigurarea accesului tuturor vizitatorilor și clienților la locuri unde se pot spăla și dezinfecta pe mâini;

• rămâneți informații și informați-vă angajații și colaboratorii în legătură cu reglementările și restricțiile oficiale în vigoare;

• în cazul manifestării simptomelor sau confirmării unei persoane infectate, impuneți măsurile de carantină și de izolare necesare.

Cui se adresează măsurile de prevenire și limitare a răspândirii noului coronavirus?

Măsurile de bază ce trebuie să fie luate, care nu presupun aparaturi și soluții speciale, sunt:

• păstrarea distanței regulamentare
• spălarea și dezinfectarea mâinilor
• izolarea
• purtarea de mască și mănuși de protecție
• autoizolarea în cazul în care avem simptomele unei răceli, viroze sau orice altă formă de îmbolnăvire

Ele se adresează tuturor, fără excepție de rasă, religie, apartenență etnică sau convingeri personale. Aceste măsuri au menirea nu doar de a ne proteja pe fiecare dintre noi de efectele negative ale contaminării cu acest virus, ci și pe cei apropiați și pe toți cei din jur. Dacă de noi nu ne pasă, nu putem să spunem același lucru și despre ceilalți. Trebuie să le lăsăm lor libertatea de a alege.

Chiar dacă statisticile arată că cele mai vulnerabile sunt persoanele în vârstă sau cele care suferă și de alte afecțiuni, fiind vorba despre un virus nou, pentru care nu există imunitate, nu avem de unde să știm care sunt implicațiile și complicațiile care pot apărea în cazul fiecăruia dintre noi.

Așteptăm ca cercetătorii să identifice acei anticorpi care le fac pe unele persoane invulnerabile sau mai rezistente și să producă un vaccin care să ne protejeze pe cât mai mulți dintre noi. Până la acel moment este de datoria fiecăruia și a oricăruia dintre membri comunităților și colectivelor cărora le aparținem să evităm pe cât posibil să contribuim la răspândirea acestui virus numit COVID – 19.

În tot acest demers sinceritatea față de autorități, respectarea normelor și reglementărilor în vigoare vor fi o parte extrem de importantă a întregului proces de menținere a sănătății publice. Să nu uităm că această boală are o rată de răspândire mult mai mare decât a altor forme. Orice risc minim asumat poate contribui la infectarea unui număr extrem de mare de persoane și poate duce la un număr mult mai mare de decese. Chiar dacă ne este dor de cei dragi și vrem să fim alături de ei cât mai curând și cât mai mult timp, nimic nu justifică faptul de a minți care ne este traseul și nerespectarea carantinei. Amenzile sunt la ora actuală destul de mari și nu pentru asta ar trebui să ne folosim banii.

Câteva sfaturi privind prevenirea contaminării cu COVID-19 pentru locatarii, clienții și vizitatorii clădirilor de birouri

Periclitarea desfășurării activităților zilnice și impactul economic al diminuării sau încetării activității sunt lucruri care ne afectează pe toți. De aceea este foarte important ca oriunde este nevoie și este necesară continuarea lucrului, să fie respectate cu mare strictețe toate normele necesare, fără excepție.

Toți cei care aleg să-și continue activitatea este bine să țină seama de respectarea protecției împotriva coronavirusului atunci când:

• lucrează în hale sau birouri cu un număr mare de persoane;

• organizează întruniri, întâlniri sau ședințe;

• călătoresc mai mult prin țară sau chiar în străinătate;

• se întorc dintr-o călătorie;

• au intrat în contact cu persoane care ar putea contacta sau fi confirmate cu COVID-19.

Cea mai bună recomandare este aceea de a lucra în mai multe schimburi, a reduce activitatea sau a lucra de acasă acolo unde este posibil. Trebuie să respectăm cu mare strictețe toate limitările și normele de deplasare, de igienă personală și a spațiului de lucru impuse de autorități și de organismele sanitare abilitate, precum Ministerul Sănătății sau DSP.

Care sunt măsurile de igienă ce trebuie aplicate de către firmele ce operează servicii de property management?

În condițiile amenințărilor venite din partea acestui virus extrem de periculos, toate firmele contractoare de servicii de administrare proprietăți trebuie să acorde o atenție mult mai mare curățării și dezinfectării spațiilor comune. Cu atât mai mult în cele în care există aflux și trafic mare de persoane.

Printre cele mai uzuale amintim:

• folosirea de dezinfectanti și biocide pentru curățarea proprietății și spațiilor clădirilor;

• montarea de dispozitive cu dezinfectanți la intrare în clădiri;

• dezinfectarea cât mai frecventă a ușilor, clanțelor, lifturilor, zonelor mai circulate;

• postarea la aviziere și în locuri vizibile a măsurilor de igienă ce trebuie respectate pe perioada pandemiei;

• dezinfectarea profesionistă a spațiului, dacă există un caz confirmat de contaminare cu COVID -19.

Concluzie

Situația cu care ne confruntăm la ora actuală este un caz fără precedent pentru mulți dintre noi. De la gripa spaniolă din 1918, omenirea nu a mai fost încercată de o pandemie de asemenea proporții. Efectele sunt devastatoare pe plan uman și economic. De aceea depinde de fiecare dintre noi să acordăm importanța cuvenită respectării tuturor normelor de igienă recomandate și restricțiilor impuse. Doar astfel putem trece cât mai repede și cu efecte minime prin această încercare.

Până la terminarea pandemiei și la găsirea unui antidot pentru această maladie, este în puterea noastră să aplicăm cât mai bine toate măsurile menite să reducă contaminarea și gradul de răspândire al acestei boli COVID-19 la domiciliu, pe stradă, la cumpăraturi și la locul de muncă.

Articolul Reguli de administrare a spațiilor de birouri pe perioada pandemiei COVID-19 apare prima dată în Gomanagement.

Articolul De ce să optați pentru varianta unui birou verde? apare prima dată în Gomanagement.