Dată fiind situația sanitară și nevoia prioritară de protejare a sănătății angajaților, reorganizarea activității în birouri rămâne cel mai important trand. În ceea ce privește spațiul fizic de desfășurare a activității, măsurile de separare și distanțare a birourilor, de planificare eficientă a tuturor sălilor și locațiilor folosite pentru ședințe sau întâlniri, de dezinfectare și igienizare permanentă vor sta la baza programului de siguranța în muncă și sănătate.

În cazul celor pentru care munca la distanță reprezintă cea mai avantajoasă alternativă, multe companii vor alege în continuare aceasta variantă. Astfel spațiile de muncă și birourile vor fi mult mai aerisite și mai bine întreținute pentru o lungă perioadă de timp de acum încolo.

Responsabilitatea managerilor și administratorilor de birouri va fi una foarte importantă în perioada următoare. Găsirea celor mai bune soluții de amenajare și de platforme online de coworking pentru programare activității și urmărire a situației pentru fiecare angajat în parte vor fi capitale pentru a garanta eficiența în muncă și sănătatea tuturor.

Prioritățile companiilor s-au schimbat cu siguranță odată cu schimbarea nevoilor și tehnologiei necesare pentru a muncii. Managementul activitățiii de birou rămâne un element indispensabil și integrat în orice activitate modernă. Acesta include: planificare, organizare, coordonare, comunicare, control.

Companiile care nu țin pasurile cu trendul și cred ca mai pot funcționa după principiile clasice, s-ar putea să piardă în câțiva ani lupta cu realitatea și cu concurența. Practica și exigențele actuale impun reguli și măsuri noi pentru toți, fie ei angajatori, angajați sau administratori.

Pentru a  menține angajații implicații și a face vizitatorilor o primă impresie buna, iată care sunt cele mai noi, moderne, sigure și de viitor tendințe în administrare birouri:

1. Biroul de acasă

Birou de la munca nu mai este ce a fost. Multe companii au constatat că pentru multe categorii de personal, munca de acasă a adus o mai multă organizare și eficiență în activitate. Chiar dacă unora le lipsește interacțiunea și socializarea, posibilitatea de a-și gestiona singuri mai bine timpul și de a lucra la ore la care simt că au un randament mai bun a dus la creșterea productivității și la un  management al echipei îmbunătățit.

2. Săli de ședință virtuale

Găsirea unui interval liber în programul de planificare a sălilor de ședință era în urma cu un an o misiune destul de dificilă. Noua realitate și biroul de acasă ne-au dovedit ca ne putem întâlni și putem comunica bine oricând și de oriunde, dacă avem dispozitivele, tehnologia și serviciile necesare.

3. Senzori și IoT

Internetul lucrurilor sau IoT (Internet of Things) a revoluționat eficiența caselor și spațiilor de lucru. În administrarea birourilor se folosește astăzi multă tehnologie, programare și senzori care să pornească dispozitive sau să reducă consumul atunci când nu este detectată activitate. Eficiența energetică și reducerea costurilor sunt o consecința, care merită toată atenția.

Tehnologia poate fi utilizată în continuare pentru a detecta infractiuni și intruziuni nedorite, a folosi mai puține resurse și a reduce erorile. Nu există limite în procesul de automatizare realizat în prezent.

4. Software și asistența computerizată pentru servicii de facility management

Computer-Aided Facility Management (CAFM) este o tendință care permite companiilor să treacă sarcinile de mentenanță realizate sau necesare în platforme și programe digitalizate. Ele asigură o mai bună organizare a fluxului de activități, mai multă precizie și evaluarea corectă a oricărei situații apărute. Avantajele metodei sunt evidente pentru orice domeniu de activitate și asigură premisele unei analize obiective și aplicarea celor mai bună măsuri pentru maximizarea eficienței.

5. Norme sporite pentru menținerea sănătății

Anul 2020 ne-a arătat mai mult ca oricând cât de vulnerabili suntem în fața provocărilor medicale. Pe ordinea de zi nu mai sunt avute în vedere in continuare controale medicale periodice, abonamente la săli de sport și activități recreative de grup. Dar cea mai importanta este aplicarea celor mai stricte măsuri și soluții pentru menținerea igienei și prevenire răspândirii COVID-19.

6. Crearea de spații adaptate și speciale

Cele mai bune standarde actuale de design și sănătate în muncă prevăd crearea de spații diversificate pentru desfășurarea activităților curente la birou. Astfel, în funcție de specificul jobului, angajații pot alege singuri locul din care să lucreze. Acesta poate să fie o sală de recreere cu multă vegetație, un birou închis, un spațiu aerisit de coworking sau lucrul de acasă. Acest concept aduce mai multă satisfacție la locul de muncă și mai multă eficiență în activitate.

7. Politica folosirii dispozitivelor personale

Bring Your Own Device (BYOD) Policy permite angajatilor să-și folosească propriile dispozitive pentru a lucra. Acestea pot fi mutate fără probleme, utilizate și igienizate conform preferințelor, schimbate cu unele mai performante etc. În astfel de cazuri se va pune accentul cuvenit pe securitate cibernetică și pe siguranța datelor utilizate sau transferate.

8. Folosirea de tehnologii cloud

Pentru a nu mai avea probleme cu stocarea și întreținerea serverelor, multe companii apelează la tehnologii cloud, oferite de furnizori recunoscuți în domeniu. Astfel toate informațiile pot fi accesate, stocate, asigurate și updatate prin intermediul acestui tip de tehnologie.

9. Spații de birouri cu design estetic 

În trecut, birourile dispuneau de un design axat mai mult pe funcțional. Ele trebuiau să asigure spațiu pentru toți, căi de trafic și acces, mobilier confortabil și echipamentul de lucru necesar. În zilele noastre estetica are un cuvânt greu de spus. Birourile moderne au mult mai multe elemente în plus, printre care: integrarea de vegetație, podele moi, alegerea de îmbinări, asocieri și culori de mobilier și amenajări, care să garanteze mai mult confort și rezultate mai bune în muncă.

10. Apelarea la echipamente ecologice și măsuri sustenabile

Nu am putea încheia această enumerare, fără a menționa și o tendință pe care noi o susținem în mod special. Apelarea la o administrare cu impact negativ minim asupra mediului înconjurător, cumpărarea și folosirea de consumabile ecologice și reciclarea selectivă sunt cea mai dreaptă cale pentru a avea o relație armonioasă cu mediul și a trăi mai sănătos.

Conducerea unei firme în zile noastre implică mult mai multe aspecte. Menținerea la curent cu cele mai noi tendințe în tehnologia folosită și rentabilizarea spațiului de lucru, joacă un rol extrem de important pentru eficiență și un profit mai bun.

Modernizarea permanentă a administării implică cele mai bune măsuri pentru a avea o firmă performantă și adaptată timpurilor, atrăgătoare pentru angajați și pentru clienți.

Concluzie

Administrarea spațiilor de birouri este o provocare și în acest an. Dorinței de a obține spații cât mai eficiente energetic, estetice, bine tehnologizate și cât mai funcționale i se alătură și exigența de a respecta cu mare strictețe igienizarea corectă și fluxul de persoane.

Crearea unui spațiu de lucru primitor, confortabil, economic și prietenos cu mediul înconjurător este cea mai importantă tendință. Pe ceasta trebuie să o avem în vedere în toate construcțiile și amenajările pe care le realizăm în prezent.

Dacă aveți nevoie de consultanță în administrare clădiri de birouri și sfaturi avizate pentru a beneficia de un spațiu de lucru modern, care să se potrivească culturii și obiectivelor companiei, dar și tendințelor actuale, alegeți Green Office Management!

Articolul 10 tendințele în administrarea birourilor în 2022 apare prima dată în Gomanagement.

În condițiile în care o bună parte a angajaților vin prin rotație la birou sau lucrează de acasă, prestațiile specifice s-au reconfigurat. Chiar dacă exigențele în materie de servicii de igienizare și regândire a fluxurilor și regulilor au crescut, sunt multe alte aspecte care au de suferit.

Care sunt principalele modificări suferite de piața administrării de clădiri de birouri?

Pandemia de coronavirus a schimbat radical modul în care ne raportăm la ceilalți, interacționăm unii cu alții și venim la muncă. Pe toți ne afectează distanțarea socială și, pentru a reduce la minim riscurile, va fi nevoie să ne comportăm prudent și conform recomandărilor autorităților. 

Dată fiind situația, iată care sunt principalele schimbari de pe piata administrării de clădiri:

• A scăzut dramatic cererea de noi servicii de administrare de birouri.

• Administratorii de clădiri trebuie să regândească și să implementeze măsuri care să garanteze cel mai bun flux pentru persoanele care lucrează și vizitează o clădire de birouri.

• Au crescut simțitor cheltuielile legate de igienizarea și asigurarea echipamentelor necesare pentru sănătatea personalul care se ocupă de prestarea serviciilor.

• Au crescut solicitările și costurile implicate de reconfigurarea și reamenajarea birourilor. Conceptul de open space nu mai este la modă.

• Datorită nevoii de regândire a spațiului, au fost amânate termenele de livrare pentru spațiile de birouri noi.

• Sunt foarte multe firme care au reziliat sau a renegociat contractele de închiriere, ceea ce pune o presiune în plus pe bugetele de administrare și așa încercate de noile măsuri de igienă și siguranță.

În aceste condiții, atât afacerile din domeniu administratiei și întreținerii clădirilor de birouri, cât și economia în ansamblu are de suferit. Pană lucrurile nu se vor stabiliza pe plan medical, vor exista puternice influențe datorate acestei crize.

Care sunt măsurile pe care le au la îndemână proprietarii de clădiri și administratori de birouri?

Singurele măsuri pe care le pot pune în aplicare cei care activează în domeniul property and facility management este să se asigure că sunt respectate toate reglementările oficiale. Doar astfel poate fi redus la minim riscul declanșării unor focare extinse și se poate garanta un bun flux al activităților din clădirile și proprietățile aflate în administrare.

Ținerea sub control a situației depinde nu doar de administratori, ci și de fiecare dintre chiriașii și locatarii de birourilor. Toți trebuie să se conformeze și ei cu cât mai mare responsabilitate regulilor impuse de autorități și de administratorii clădirilor.

Cele mai bune măsuri sunt în continuare:

• asigurarea unui flux al traficului în clădirii, cât mai sigur;

• amplasarea de afișe, bannere, colaje care să reamintească regulile de distanțare și igienă care trebuie respectate;

• folosirea de dispozitive de termoscanare;

• amplasarea de dispensere cu dezinfectanți;

• dezinfectarea periodică a tuturor spațiilor comune și zonelor mai intens circulate;

• reconfigurarea și reamenajarea birourilor, pe departamente și grupuri cât mai mici;

• testarea periodică a personalului;

• consilierea medicală privind izolarea și carantinarea tututor celor care au intrat în contact cu o persoană depistată pozitiv.

În speranța că un vaccin va fi disponibil cât mai curând pe piață, toate firmele au obligația să își ia toate măsurile de precauție. Orice nou focar declanșat poate avea implicații sanitare și economice importante pentru companie și siguranța activității din clădiri.

Concluzie

Ca toate domeniile de activitate, și piața administrării de clădiri de birouri a fost puternic afectată de impactul și evoluția pandemiei de coronavirus. Lucrurile nu mai sunt cum au fost până acum și nu vor putea să revină la normal prea curând. 

Felul în care companiile aleg să organizeze fluxul și activitatea angajaților a produs o reconfigurare nouă în domeniul construcției, închirierii și administrării de clădiri de birouri. 

Birourile care vor fi apreciate de acum încolo vor fi cele care oferă spații generoase și mai libere, cu partiții mai mici și mai bine organizate, cu cheltuieli de întreținere și administrare cât mai avantajoase.

Articolul Piața administrării de clădiri de birouri apare prima dată în Gomanagement.