Găsirea celei mai potrivite soluții pentru a închiria pentru prima dată un spațiu de lucru, o relocare sau deschiderea unui nou punct de lucru este pentru cei mai mulți proprietari și administratori de firme o mare provocare. Lucrurile pot părea și mai complicate atunci când nu pleci la drum cu câteva linii directoare și informații preliminare pentru cum să alegi corect. Aceasta este și motivul pentru care noi, cei de la Green Office Management ne-am gândit să venim cu câteva recomandări pentru cum să alegi un spațiu de birou cât mai potrivit.

Pandemia, războiul și creșterea gradului de îndatorare a statelor au dus la imposibilitatea de a mai putea face predicții economice pe termen mediu și lung. Tocmai de aceea o atitudine cât mai prudentă, din aproape în aproape, poate reprezenta o decizie corectă, chiar și atunci când vine vorba despre închirierea unui spațiu pentru un start-up sau o firmă a cărei dezvoltare i-a luat prin surprindere chiar și pe inițiatorii afacerii.

Care sunt cele mai importante aspecte pentru cum să alegi un spațiu de birouri cât mai potrivit?

1. Țineți cont de tipul de activitate pe care îl desfășurați

Alegere tipului de spațiu cel mai potrivit trebuie să țină mereu cont de specificul afacerii. Dacă este vorba despre o firmă de vânzări online, de un centru de consultanță pentru fonduri europene, de o firmă IT sau pur și simplu de un nou punct de lucru pentru o zonă în care doriți să extindeți afacerea. Pentru o firmă de vânzări online va fi nevoie ca biroul să fie împreună, lângă sau cât mai aproape de depozit. Pentru un centru de consultanță o locație centrală, cu o imagine foarte bună este o alegere mult mai potrivită. Pentru o firmă IT, unde se poate lucra remote sau hibrid, spațiul trebuie adaptat în funcție de fluxul de personal de la birou. Pentru un nou punct de lucru se poate merge pe varianta unui birou cât mai mic.

Așadar, pentru a nu încărca inutil factura cu închirierea unui spațiu de birou sau pentru a fi puși în situația de a vă reloca mult mai repede decât vă așteptați, este bine să țineți mereu cont de ceea ce are nevoie ca și spațiu de lucru optim afacerea voastră.

2. Luați în calcul toate costurile implicate

Închirierea unui birou nu se rezumă doar la costul chiriei, ci implică și întreținere sau costuri de mentenanță, costuri cu anumite servicii, cum ar fi internetul sau electricitatea utilizată, costuri pentru întreținerea spațiilor comune, costuri cu asigurarea spațiului, plata unor luni în avans și a unor garanții, perioada contractuală minimă etc.

De regulă toate aceste detalii trebuie să fie cunoscute de la început, prin solicitarea condițiilor contractuale. Evident că unele aspecte pot fi negociate, însă multe dintre ele vor fi fixe și trebuie respectate prin contract.

3. Alegeți o locație în avantajul cât mai multor angajați

Fie că vorbim despre o anumită zonă, despre o zonă centrală sau în care se poate ajunge cât mai ușor, cu cât mai multe mijloace de transport, alegerea zonei trebuie să se facă nu doar în funcție de preferințele celor din management, ci în beneficiul unei părți cât mai importante dintre angajați.

Așadar, înainte de a porni la drum, este bine să aveți cât mai multe informații și chiar să faceți un sondaj în rândul angajaților, pentru a lua o decizie care să fie agreată și acceptată de cât mai mulți.

4. Căutați birouri cu dimensiuni optime

Calculul suprafeței trebuie făcut întotdeauna în funcție de specificul activității și de numărul de angajați. Includeți obligatoriu un birou managerial, o zonă de primire, 10 mp pentru fiecare angajat, o chicinetă, o baie proprie dacă este posibil, una sau mai multe săli de ședință, o zonă de relaxare.

5. Pentru eficiența muncii alegeți un spațiu care să fie cât mai confortabil

Toate studiile arată că lumina și aerisirea cât mai bună a unui spațiu sporesc confortul angajaților, cresc rentabilitatea muncii și au un impact pozitiv asupra stării de sănătate generală. Astfel, dacă țineți la starea de bine a angajaților voștri, alegeți un spațiu cu cât mai multă lumină naturală, bine ventilat, cu suficient spațiu și delimitării între birouri, pentru ca angajații să-și poată desfășura munca eficient, să preveniți răspândirea unor boli și să aveți personal mulțumit, care vine cu plăcere la muncă.

6. Alegeți o clădire cât mai eficientă energetic

Costurile din ce în ce mai mari cu utilitățile pot influența mult costul final al spațiului închiriat. Cu cât clădirea este mai bine construită, dotată și updatată periodic cu tehnologii cât mai bune, cu atât este mai bine pentru chiriași. O clădire învechită, ai cărei proprietari nu investesc în reamenajare și dotări, va avea costuri de exploatare și de mentenanță mai mari.

Astfel, dacă vă doriți un spațiu de care să vă bucurați cât mai mult timp, cu costuri de mentenanță și întreținere predictibile și mai mici, alegeți o clădire eficientă energetic sau cu certificări energetice.

7. Alegeți o clădire cu servicii de facility management

O construcție care integrează sisteme eficiente din punct de vedere energetic, sisteme de producere de energie regenerabilă din surse proprii, automatizările și servicii de facility management implică costuri de întreținere mai bune. Chiar dacă prețul chiriei poate fi mai mare, prin mentenanță și îngrijire corespunzătoare, se poate menține și îmbunătății mereu calitatea serviciilor.

8. Alegeți un spațiu care să ofere flexibilitate în împărțire și amenajări

Dacă ați găsit deja un spațiu care să beneficieze de împărțirea și amenajările de care aveți nevoie este foarte bine. Însă, de cele mai multe ori, nevoile clienților pot fi diferite. Tocmai de aceea un spațiu și un administrator de imobil, care oferă flexibilitate în împărțirea și alegerea amenajărilor, inclusiv un buget de amenajare și perioadă de grație, până la a face spațiul complet funcțional, este cea mai bună soluție pentru a ajunge la varianta de birou dorită.

9. Cereți consultanță în închiriere spații de birouri

Recomandările și sfaturile unei persoane cu experiență în închirierea de spații de birouri vă pot fi de mare ajutor. O astfel de persoană poate spune cu mai mare precizie, dacă ceea ce aveți în minte este realizabil, care sunt costurile pentru anumite spații de birouri, care este specificul anumitor clădiri, cu ce condiții comerciale vă puteți întâlni dacă doriți un spațiu, ce se potrivește cel mai bine ca buget și nevoi.

Cum în multe cazuri, comisionul de la chiriaș poate fi 0, solicitarea de informații și detalii poate să nu vă implice cu nimic din punct de vedere financiar.

Concluzie

În concluzie, dacă sunteți în căutarea unui spațiu modern, flexibil, optimizat și la un preț care să se plieze cât mai bine pe bugetul dorit, nu ezitați să ne contactați! Green Office Management oferă consultanță în selecția și închirierea de birouri  si cele mai bune sugestii pentru cum să alegi spațiul de birou cel mai potrivit!